Chia sẻ từ Cố vấn Giải pháp Nhân sự Hệ thống chị Đoàn Vân Anh về “3 CÁCH NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG VIỆC TUYỂN DỤNG!” (bài viết tuy hơi dài nhưng rất chất lượng mong bạn sẽ áp dụng được trong doanh nghiệp của mình).
1. Tuyển theo tiêu chuẩn của quản lý trực tiếp (của ứng viên lẫn của mình) thay vì tiêu chuẩn bản thân
Làm tuyển dụng rất dễ bị định kiến (bias) nên đó vừa là lợi điểm nhưng cũng vừa là yếu điểm của bản thân. Vì thế, tiêu chuẩn của bản thân không phải lúc nào cũng đúng nên cần cân nhắc kỹ và linh hoạt hơn trong suy nghĩ, nhận định. Quan điểm của Chung là không đưa ra nhận xét, phán xét hay đánh giá gì nếu mình chưa đủ thông tin, dữ liệu cần thiết.
Làm tuyển dụng nói riêng và Nhân sự nói chung, ai cũng mong trưởng các bộ phận/quản lý trực tiếp (line manger/people manager) là người chuyên nghiệp, trắng đen rõ ràng, không thiên vị hay vị thân… nhưng đó là những trường hợp hiếm gặp vì phần lớn ai cũng là con người. Có người này, người kia nhưng người kia cũng không ít. Cho nên, hiểu người ta, biết người ta để được việc cho mình trước vẫn là điều tiên quyết.
Trong các cuộc phỏng vấn với họ, nên tham gia cùng để quan sát, lắng nghe những gì họ nói với ứng viên, các tiêu chí tuyển chọn… và từ đó để hiểu phong cách, kiểu cách và kể cả phá cách của họ. Đôi khi, tìm người có mái tóc không xám tro hoặc không có khuyên mũi cũng mệt lắm. Ở cạnh họ nhiều, làm nhiều việc cùng… thì cũng nên tự rút ra đặc điểm của họ và tự rút kinh nghiệm cho mình. Có khi, họ lại là người quyết định lương của mình chứ chẳng đùa.
Nên làm việc với quản lý trực tiếp để biết cần tìm ứng viên thế nào, đánh giá ra sao hoặc ít nhất là 3-5 gạch đầu dòng bắt buộc phải có (must have) thay vì mỗi lần hỏi thì quản lý bộ phận cứ ầm ừ rồi lại đòi cái này, đòi cái kia. Khi làm rõ rồi thì chốt lại bằng email hoặc trên giấy tờ đánh giá… tránh tình trạng chạy vòng vòng mà không tìm ra người do tiêu chuẩn của quản lý trực tiếp xung đột với mình nên ghét hoặc cố chứng minh là họ luôn đúng.
Mình làm tuyển dụng nhưng mình chỉ là người đi tuyển, họ là người quản lý và sử dụng nên đừng nghĩ quá nhiều cho cả hai. Trừ khi mình là người có thể thay đổi được cả hai thì hãy nghĩ. Còn không thì cứ làm trước cái đã. Dù biết lương thấp hơn thị trường nhưng việc phải deal (thoả thuận) lương thì mình vẫn phải làm. Làm rồi báo có kết quả để họ thấy. Hoặc thực tế phũ phàng khác là, bộ phận thiếu người lại quay qua kiếm mình hoặc đánh giá mình làm việc không hiệu quả… thì mình vẫn là người gánh chịu.
Đôi khi, người ta thương ứng viên hơn cả mình hoặc biến một ứng viên có năng lực trung bình thành một người giỏi mà mình cũng không nhận ra. Đó là biệt tài của họ cũng nên. Cũng có trường hợp, mình có nhiều cảm tình với ứng viên nhưng người ta ghét, người ta cũng không nhận. Còn người ta ghét mình, người ta cũng không nhận ứng viên do mình tuyển. Chuyện gì chẳng có thể xảy ra.
2. Có nhiều lựa chọn hơn
Đừng bao giờ đưa quá nhiều lựa chọn cho quản lý trực tiếp hoặc công ty mà nên giới hạn số người được phỏng vấn vòng cuối cùng. Tuy nhiên, phần lớn việc tuyển chọn không hiệu quả là do chỉ có được một cơ số ứng viên nhất định (Ví dụ: 10-5-3-1: 10 hồ sơ, 5 ứng viên được chọn, 3 người phỏng vấn, chọn 1). Còn việc back up (dự phòng) là vẫn luôn luôn phải có. Làm tuyển dụng gần như không khi nào được nghỉ ngơi cả đâu.
Nên có nhiều hơn những lựa chọn, tối đa không quá 5-7 người để tránh bị đòi thêm, đòi cho đến khi nào tìm được ứng viên hoàn hảo (điều này là không có thật). Cái này có thống nhất và làm rõ ở bước một cũng như giới hạn trong phạm vi quy trình tuyển dụng: phỏng vấn và đánh giá ứng viên.
Người làm tuyển dụng cũng có thời gian giới hạn chứ không phải chỉ chạy theo tuyển theo khẩu vị cho một vài người sếp. Kiểu như vị trí intern (thực tập) mà phải chọn 20 ứng viên ở trường Top hoặc du học sinh bằng giỏi… rồi đánh giá qua 5 vòng…rất tốn thời gian mà hiệu quả mang lại thì vô cùng ít ỏi. Cũng nên tránh trường hợp chỉ đưa cho bộ phận phỏng vấn 1 người rồi kêu người ta chọn. Chẳng ai chịu cả trừ khi bạn là người có năng lực và biết rõ vấn đề.
Cho nên, việc của bạn là có nhiều ứng viên, từ nhiều nguồn, từ nhiều mối quan hệ hoặc phải bằng tiền công ty. Đừng nghĩ công ty thuê mình mà mình phải đi tuyển các vị trí chỉ có trong tưởng tượng bằng chính sức của mình thì mới đúng. Đôi khi, cần phải công bằng và thương mình nữa. Rốt cuộc, mình lại bị đánh giá không có năng lực dù cày ngày cày đêm rồi.
3. Nâng cao năng lực bản thân
Yếu tố cuối cùng và không kém phần quan trọng vẫn là bản thân mình. Hiểu rõ mình, năng lực của mình luôn là điều quan trọng nhất. Và nếu không có năng lực, người khác cũng không coi trọng mình kể cả ứng viên.
Chuyên môn và năng lực ngành nghề: Những kiến thức cơ bản về công việc, ngành nghề, tâm lý học, thị trường lao động, năng lực cá nhân… đều rất quan trọng. Khả năng hiểu về công việc, ngành nghề… vẫn luôn là những điều kiện tiên quyết để chọn đúng người, đúng việc trước khi nghĩ đến những việc cao xa hơn. Thậm chí, việc scan CV (sàng lọc) hiệu quả cũng đã phải học rất nhiều chứ đừng nói đến việc đi guốc trong bụng ứng viên, hiểu thấu lòng người, thấu hiểu cấp trên trực tiếp…
Hiện tại, Vân Anh đúc kết lại các kỹ năng nên có gồm:
- Kỹ năng giao tiếp: Giao tiếp được với nhiều người, bao gồm cả ứng viên lẫn trưởng các bộ phận. Nếu không giao tiếp và khéo léo thì rất khó thuyết phục cả hai bên: vào làm việc và chọn người làm phù hợp.
- Kỹ năng phân tích và xử lý số liệu: Đừng quá tin vào cảm giác, trực giác mà phải tin vào khả năng phân tích, xử lý số liệu hay các dữ liệu quan trọng. Tuyển người phù hợp nhưng phải biết rõ phù hợp với cái gì, mất bao lâu để 1 người thành thạo các kỹ năng hoặc có đủ năng lực làm công việc đó. Cũng đừng quá tin vào kinh nghiệm hay trải nghiệm của một ai đó khác mình, hãy tin vào khoa học và trí thức đúng đắn.
- Kỹ năng đánh giá, phỏng vấn: Làm tuyển dụng mà không biết cách mở đầu, kết thúc buổi phỏng vấn, không đặt được các tiêu chuẩn đánh giá hay các câu hỏi phù hợp thì ứng viên họ cũng coi thường chứ đừng nói đến hiệu quả công việc. Việc đặt câu hỏi phù hợp theo khung năng lực hoặc chọn câu hỏi cũng phải học nghiêm túc. Đừng có nghĩ hỏi chỉ cho có hoặc tham khảo thì vô tình đã coi thường ứng viên rồi. Ứng viên thông minh hơn bạn nghĩ đấy.
-
Kỹ năng thương lượng: Cũng là một phần trong kỹ năng giao tiếp nhưng ở đây là khả năng thuyết phục có logic, có hệ thống và kể cả có nghệ thuật chốt “deal”, chốt hạ… Nó không chỉ giúp bạn có được ứng viên, quản lý trực tiếp nhận người mà còn là năng lực làm việc hiệu quả của bạn.
-
Kỹ năng quản lý: Đừng nghĩ mình là nhân viên nên không cần có kỹ năng hay năng lực quản lý. Bạn không quản lý ai nhưng phải tự quản lý được mình. Nghiêm túc với chính mình bằng việc kỷ luật với bản thân (thời gian, cam kết hoàn thành, giữ lời hứa, có trách nhiệm…) cho đến việc lớn lao hơn là cho người ta thấy được năng lực khác của bạn. Bạn hơn những người mới khác như thế nào hay bạn cũng giống họ.
-
Kỹ năng sử dụng công nghệ, ngoại ngữ: Cái này là bắt buộc nếu bạn muốn tiến xa hơn. Ứng viên bây giờ các bạn rất giỏi ngoại ngữ, công nghệ và nhanh nhạy. Nếu không thể tạo được ấn tượng cho ứng viên thì cũng rất khó thuyết phục được ứng viên vào làm việc tại doanh nghiệp.
-
Kỹ năng xây dựng thương hiệu cá nhân: Đôi khi ứng viên họ cũng tin người làm Nhân sự, tuyển dụng giống như tin vào người bán hàng, giới thiệu sản phẩm hoặc dịch vụ. Họ cũng có niềm tin ban đầu vào người mà họ theo dõi bấy lâu cũng như tìm hiểu các thông tin liên quan. Vì thế, hành vi của mình, việc làm của mình cũng góp phần vào việc xây dựng niềm tin đó. Cho nên, cần có ý thức giữ gìn hình ảnh, thương hiệu của cá nhân trong công việc lẫn cuộc sống thông thường vì ứng viên ở khắp mọi nơi. Họ đều sẽ có đánh giá về nhân viên của các công ty.
Mong các bạn làm Tuyển dụng luôn tìm được cách làm, nơi làm đúng nghĩa hơn và thành công hơn. Các bạn làm Quản lý tuyển dụng hoặc đang hướng tới nhiều quy chuẩn toàn cầu, quốc tế thì cũng thông cảm vì thực tế bài viết này hơi phũ một chút.
Bạn cũng nên xem đây là một nghề nghiêm túc để đạt thêm những thành công cho mình. Đồng thời, giúp được nhiều người có những công việc làm tốt và kiên quyết chống lại việc tiếp tay cho những ngành nghề, công việc không phù hợp với pháp luật, đi ngược lại lợi ích của con người và xã hội.
