Với buổi thực hành này, CNS sẽ cùng các học viên đi qua xây dựng và tối ưu hóa quy trình làm việc của từng phòng ban, với mục tiêu không chỉ chuẩn hóa các bước mà còn tạo ra một hệ thống dòng chảy công việc tinh gọn và nhất quán. Mỗi hoạt động đều được gắn với các mục tiêu cụ thể, giúp đảm bảo rằng tất cả các phòng ban hoạt động với sự phối hợp chặt chẽ, góp phần tạo nên sự phát triển bền vững cho công ty
Nội dung chính trong buổi đào tạo
Thiết lập bản đồ dòng chảy công việc:
Mỗi phòng ban sẽ được xây dựng một bản đồ chi tiết về dòng chảy công việc, nêu rõ từng bước cụ thể trong quy trình làm việc. Bản đồ này giúp mô phỏng sự tương tác giữa các nhiệm vụ và phòng ban, từ đó tạo sự gắn kết và đồng bộ trong mọi hoạt động. Qua đó, mỗi bước đều được xác định một cách rõ ràng, giúp cải thiện quy trình và tối ưu hiệu quả trong vận hành
Tham chiếu mục tiêu của công ty
Trong suốt quá trình chuẩn hóa, mỗi bước đều sẽ được đánh giá để đảm bảo sự liên kết chặt chẽ với mục tiêu tổng thể của công ty. Điều này giúp mỗi phòng ban và từng cá nhân hướng tới thành công chung của tổ chức, đồng thời đảm bảo rằng mọi hoạt động đều có đóng góp thiết thực và nhất quán với định hướng phát triển chung.
Buổi thực hành này sẽ giúp phân loại và xác định thứ tự ưu tiên của từng nhiệm vụ và chức năng, dựa trên mức độ ảnh hưởng của chúng đối với các mục tiêu chiến lược của công ty. Điều này giúp chúng ta không chỉ tối ưu hóa hiệu quả hoạt động mà còn đảm bảo hoàn thành các công việc có tác động quan trọng nhất trước tiên.
Việc phân định mức độ tác động giúp tối ưu hóa việc phân bổ nguồn lực và tập trung vào các nhiệm vụ chiến lược
Để dễ dàng theo dõi và đánh giá hiệu suất công việc, mỗi nhiệm vụ sẽ được lượng hóa dựa trên các tiêu chí rõ ràng. Việc lượng hóa không chỉ giúp kiểm soát chất lượng mà còn tạo ra cơ sở để cải thiện và phát triển
Các tiêu chí lượng hóa bao gồm:
-
Số lượng
-
Chất lượng
-
Tiến độ, thời lượng và tần suất thực hiện
Việc lượng hóa theo các tiêu chí này giúp công tác quản lý trở nên trực quan và hiệu quả hơn, đảm bảo công việc đạt chất lượng tốt nhất
Ma trận phân nhiệm là công cụ mạnh mẽ để xác định vai trò của từng thành viên trong mỗi nhiệm vụ. Với hệ thống phân nhiệm rõ ràng, từng cá nhân sẽ hiểu rõ trách nhiệm của mình, tạo điều kiện thuận lợi cho sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban.
Với hệ thống trách nhiệm được thiết lập chặt chẽ, các phòng ban sẽ phối hợp hiệu quả, đạt được mục tiêu một cách nhanh chóng và nhất quán. Ma trận phân nhiệm không chỉ giúp phân rõ vai trò mà còn là nền tảng để xây dựng một môi trường làm việc chuyên nghiệp, đoàn kết và gắn bó
